Alfresco jest wiodącym rozwizaniem open-source klasy Enterprise Content Management. Łączy w sobie innowacyjność i otwartość open-source ze stabilnością oraz skalowalnością  platformy klasy enterprise. Z Alfresco korzystają  największe światowe korporacje.

 

Repozytorium pozwala na składowanie wszelkich typów danych w ujednoliconym repozytorium, co przyśpiesza dostęp do istotnych informacji biznesowych. Dane po wprowadzeniu do repozytorium, są przetwarzane przez procesy, które usprawniają zarządzanie informacjami i automatyzują procesy biznesowe. Podstawowe usługi zarządzania treścią obejmują następujące elementy:

 

ALFRESCO pozwala na uruchomianie procesów dla plików zapisanych w repozytorium. Silnikiem procesów w ALFRESCO jest jBPM. Podstawowe usługi jBPM są następujące:

 

Poniższy wykres podsumowuje główne cechy repozytorium treści Alfresco oraz jego integracji w systemach zewnętrznych, takich jak  Wirtualne Systemy Plików, Aplikacje Sieciowe, Portale Wiedzy oraz Usługi Sieciowe:

 

 

Repozytorium treści jest serwerem, lub zbiorem usług przeznaczonych do przechowywania, przeszukiwania, kontrolowania treści oraz dostępu do niej. Repozytorium treści służy w ten sposób specjalistycznym aplikacjom treści,  takim jak systemy zarządzania dokumentacją, sieciowe systemy zarządzania treścią, systemy przechowywania i wyszukiwania obrazów, zarządzania danymi oraz innym aplikacjom, które wymagają przechowywania i wyszukiwania dużej ilości treści. Repozytorium zapewnia usługi zarządzania treścią, takie jak przechowywanie lub importowanie treści, klasyfikacja treści, zabezpieczanie obiektów treści, kontrola wejść i wyjść oraz składanie zapytań dotyczących treści.  

 

Tym, co wyróżnia zarządzanie treścią spośród innych typowych aplikacji baz danych, jest stopień kontroli nad pojedynczymi  obiektami treści oraz zdolność do przeszukiwania treści.  Dostęp do usług wymaga zawinięcia programowych wywołań bezpieczeństwa, co zapobiega dostępowi osób niepowołanych, dokonywaniu zmian w treści lub jej  metadanych. Większy stopień detalizacji (rozdrobnienia) tych zabezpieczeń oraz ich złożony związek z innymi obiektami, takimi jak użytkownicy i foldery, wymaga bardziej wyszukanego mechanizmu niż tradycyjne systemy zabezpieczeń baz danych.  

 

Złożone wymagania usług powodują, że warstwa logiki biznesowej repozytorium treści może być tak duża jak sama baza danych, lub nawet większa.  Prawie wszyscy dystrybutorzy repozytoriów treści  zapewniają własne  interfejsy obsługi zawierające pełny zakres wymaganej funkcjonalności. Pomimo dziesięciu lat podejmowania prób standaryzacji tych interfejsów, dopiero  ostatnie dwa lata przyniosły pewien postęp. W roku 2005, środowisko Java przyjęło standardowy interfejs JSR-170, na którym to (oraz na standardach pokrewnych)  oparte jest repozytorium treści Alfresco. Dodatkowo Alfresco oferuje wsparcie dla nowego standardu CMIS, który znacząco wpłynie na komunikację oraz standaryzację systemów ECM. Alfresko jako pierwszy system jest w pełni zgodny z nowym Standarem.

 

Najistotniejszym aspektem wszystkich systemów ECM jest ich ukryta struktura. Alfresco współpracuje z modułową, zorientowaną na aspektach architekturą w wersji standardowej (out of the box), wykorzystując standardy open-source, takie jak:  Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR 170 i JSE5.

 

Architektura Alfresco wspomaga dostępność aplikacji o krytycznym znaczeniu dzięki funkcjom grupowania, pełnego rozproszenia pamięci podręcznej oraz replikacji na wielu serwerach. Poniższy rysunek obrazuje funkcjonalność i wielorakość warstw architektury:

 

 

Architektura jest oparta na otwartych standardach, dlatego aplikacje stworzone z zastosowaniem  Alfresco mogą funkcjonować w każdym środowisku, takim jak:  Windows, Linux, Mac, itd., korzystając z dowolnej  relacyjnej bazy danych, takiej jak: MySQL, Oracle, itd.,  na różnych serwerach aplikacji, takich jak: Serwer Aplikacji Boss Application Server, Apache Tomcat, itd., z różnymi przeglądarkami, takimi jak: Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, itd. i można je integrować z różnymi portalami, takimi jak: Portal JBoss, Portal Liferay, etc.

 

Otwarte standardy chronią inwestycje przedsiębiorstw, wspierają innowacje i ułatwiają wspieranie oprogramowania w działach IT. Dzięki uwzględnieniu otwartych standardów w wymaganiach dotyczących systemu ECM, przedsiębiorstwa mają możliwość obniżenia ryzyka niezgodności z istniejącymi technologiami.  Integracja aplikacji w przedsiębiorstwie staje się łatwiejsza, gdy korzysta się z otwartych standardów.

 

Budowa platformy Alfresco opiera się w całości na otwartych standardach:

 

Jeżeli organizacja działa na rynku międzynarodowym, to bardzo ważne jest zapewnienie treści w wielu językach. Wiele przedsiębiorstw szuka nowych rynków poza granicami geograficznymi swych krajów. Większość użytkowników sieci zna język angielski słabo, lub wcale. Zatem, systemy ECM należy projektować pamiętając o globalizacji. 

Alfresco współpracuje z językami podstawowymi, w tym z chińskim, holenderskim, angielskim, francuskim, niemieckim, włoskim, rosyjskim, polskim oraz hiszpańskim.

 

Zabezpieczenie przed dostępem do treści osób nieupoważnionych jest podstawowym wymogiem przedsiębiorstw. Dotyczy to sieci korporacyjnych, sieci intranet, ekstranet, aplikacji front office  oraz back office.

 

Zaletą Alfresco jest możliwość nadania uprawnień na poziomie przestrzeni (folderu), lub możliwość ustanowienia go dla każdego oddzielnego obiektu  treści. Alfresco z zewnętrznymi systemami zarządzania tożsamością, takimi jak:  LDAP, NTLM, Kerberos czy Active Directory.

 

Usługi biblioteki są potrzebne, gdy pragną Państwo zarządzać, wykorzystywać, modyfikować i kontrolować treść w systemie ECM. Alfresco zapewnia usługi biblioteki, takie jak kontrola wejść i  wyjść, kontrola wersji, audyt informacji oraz streaming treści.  

 

Alfresco pozwala określać usługi biblioteki wykonywane automatycznie w oparciu o zasady biznesu. Przykładowo, każda edycja treści może automatycznie tworzyć wersję.  Lub każdy przypadek wyjścia może spowodować przeniesienie treści do określonej lokalizacji, także w oparciu o zasady biznesu.

 

Automatyzacja procesów biznesowych zwiększa produktywność, redukuje koszty, zwiększa efektywność procesów oraz skraca cykl działania. Alfresco oferuje rozwiązanie automatyzacyjne  takie jak Menedżer Procesów Biznesowych JBoss (JBPM), do zarządzania procesem biznesowym . Rozwiązanie to pomaga zarządzać cyklem życia dokumentu przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa i z możliwością zapisu ścieżki audytu.

 

Żadna aplikacja nie jest samotną wyspą. Alfresco oferuje usługi sieciowe oraz Interfejs Programowania Aplikacji Repozytorium Treści Java (JCR API)  do integracji z aplikacjami zewnętrznymi.

 

Alfresco integruje się także z  Kofax Ascent Capture,  włączając automatyczną klasyfikację dokumentów, ekstrakcję danych oraz atestację zarówno rozproszonych zapisów w Internecie jak i środowisk zcentralizowanych.

 

Alfresco integruje się z wiodącym szkieletem portalowym open-source opartym na J2EE, zwanym Liferay. Połączenie Alfresco-Liferay jest rozwiązaniem niewymagającym instalacji, które stanowi doskonałe portalowe rozwiązanie ECM.

 

Alfresco integruje się z zewnętrznymi systemami zarządzania tożsamością, takimi jak: LDAP oraz Active Directory, współpracuje ze zcentralizowanymi systemami zabezpieczeń i usługą pojedynczej rejestracji w systemie.

 

MDS integrował Alfresco z innymi rozwiązaniami (interfejs .NET, ECM Captiva, systemy ubezpieczeniowe etc.) za pomocą API i webservice.

 

Alfresco oferuje systemy zarządzania treścią przedsiębiorstwa (ECM), takie jak: zarządzanie dokumentacją, współpracę, zarządzanie danymi, zarządzanie wiedzą, zarządzanie treścią sieci oraz obrazowanie. Alfresco można konfigurować i dostosowywać do własnych wymagań. Niektóre z nich zostały wymienione poniżej.

 

Za pomocą Alfresco, w zarządzaniu dokumentacją można wdrożyć rozwiązania takie jak: zarządzanie dokumentacją przedsiębiorstwa, Digital Asset Management (zarządzanie danymi cyfrowymi), oraz zarządzanie kontraktami.

 

Cechy zarządzania dokumentami Alfresco zapewniają organizacjom wszystkie usługi niezbędne do tworzenia, konwertowania, wersjonowania, publikowania, udostępniania, zarządzania oraz dzielenia dokumentów w wersji elektronicznej.  Alfresco pozwala na zarządzanie wersją, oferuje możliwość wyszukiwania i wizualizacji ukazujących związki i zależności.  

 

Interfejs administratora zarządzania dokumentem zezwala na import/eksport przestrzeni roboczych oraz dokumentów, definiowanie zabezpieczeń i przydzielanie użytkowników do użytkowników, grup oraz ról. Opłacalne, nowsze wersje programów i administracja migracji danych to tylko niektóre z kluczowych korzyści.

 

Wbudowane narzędzie zarządzania danymi i przekształcania danych umożliwia przekształcanie danych do wymaganych formatów, w oparciu o zasady biznesu np. Word do PDF, html lub dla celów bezpieczeństwa do Flash. Zintegrowany przepływ pracy daje pełną kontrolę nad cyklem życia dokumentu, zarządzaniem oraz przebiegiem procesu.

 

Zarządzanie Danymi Cyfrowymi zapewnia pojedynczy punkt dostępu dla wszystkich mediów cyfrowych oraz ich ukrytych metadanych w skali całego przedsiębiorstwa. Alfresco centralizuje pamięć i zapewnia łatwy, wydajny dostęp na poziomie przedsiębiorstwa do danych cyfrowych oraz zezwala na ich ponowne wykorzystanie dla innych celów, co zwiększa efektywność procesów i pozwala zaoszczędzić pieniądze.

 

Niezależnie od tego, czy jest to umowa o pracę, umowa zakupu, umowa serwisowa, czy umowa o współpracy z partnerem biznesowym, jej kompletność, ważność, identyfikacja, oraz niezmienność to konieczność, jeżeli firma chce chronić swoje interesy handlowe.  Cecha zarządzania cyklem życia dokumentu oferowana przez Alfresco, pozwala osobom z różnych wydziałów firmy, oddziałów oraz regionów pracować razem i wspierać wszystkie procesy mające związek z umową poprzez cały cykl jej życia - od stworzenia, poprzez realizację i  modyfikacje, aż po wygaśnięcie.  

 

 Cechy kluczowe:

 

Alfresco umożliwia wdrażanie rozwiązań w zakresie zarządzania danymi archiwalnymi i archiwum w następujących obszarach: zarządzanie archiwum przedsiębiorstwa, zgodność z wymagami prawa, dygitalizacja, zarządzanie formularzami oraz zarządzanie procesami biznesowymi.

 

Cechy zarządzania archwium Alfresco pozwalają na utworzenie bezpiecznego, audytowalnego środowiska dla tworzenia, zgłaszania, klasyfikacji, przechowywania i retencji danych archiwalnych. Organizacje mogą korzystać z możliwości  zachowania zgodności przy określaniu i egzekwowaniu zasad wykorzystywania, przechowywania oraz rozmieszczania dokumentów archiwalnych, oraz prawnie wiążących ścieżek audytu.

 

Zdolność do zarządzania zapisami jest modelowana w sposób umożliwiający zgodność ze standardami Zarządzania Zapisami  Departamentu Obrony USA 5015.2 Alfresco oferuje szablony planu plików do numerowania, klasyfikacji, rozmieszczenia oraz inne populacje metadanych zapisów. Możliwy jest transfer zapisów i/lub trwałe zniszczenie zapisów.

 

 Alfresco pozwala na zastosowanie rozwiązań do zarządzania treścią sieci za pomocą skalowalnego repozytorium treści, opartego na technologii 2.0 AJAX  sieciowego interfejsu użytkownika, elastycznego przepływu pracy, wielojęzycznej funkcjonalności oraz solidnej wyszukiwarki.

 

Cechy zarządzania treścią sieci Alfresco zapewniają bogate środowisko do tworzenia, zarządzania oraz publikacji treści w sieci oraz infrastrukturę pozwalającą na tworzenie wielu sieci. Zarządzana treść może obejmować pliki tekstowe, HTML, XML, pliki graficzne oraz fotograficzne, video lub audio, oraz wyspecjalizowane oprogramowanie do interakcji użytkowników.

 

 Alfresco daje możliwość zastosowania rozwiązań w zakresie współpracy, takich jak: korporacyjne i wydziałowe sieci wewnętrzne, zarządzanie wiedzą oraz sieci zewnętrzne klientów i projektów.

 

Cechy współpracy Alfresco zapewniają infrastrukturę, punkty integracji oraz narzędzia wymagane do uzyskania dostępu, udostępniania oraz dystrybucji treści pomiędzy użytkownikami lub systemami. Stworzony zgodnie ze standardami przemysłowymi, platformami typu open-source, system Alfresco pomaga szybko zdefiniować oraz rozbudować środowiska dla zespołów (zespołów projektowych, towarzystw, badań, itd.), co usprawnia procesy,  obniża koszty oraz skraca czas wprowadzenia produktów na rynek. Użytkownicy mogą zarządzać dokumentami, współpracować przy dokumentach i informacjach w sieci.

 

Zarządzanie wiedzą (KM) jest to zbiór praktyk stosowanych przez organizacje w celu identyfikacji, tworzenia, przedstawiania oraz szerzenia wiedzy do ponownego wykorzystania, świadomości oraz nauki w organizacji.

 

 

W większości systemów ECM wyszukiwanie nie jest istotnym elementem zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Wyszukiwanie pomaga szybko zlokalizować informację, tworzyć raporty biznesowe oraz podejmować decyzje biznesowe. Następujące funkcje Alfresco stanowią odpowiednie dla przedsiębiorstw rozwiązanie do wyszukiwania.

 

Dzięki elastyczności architektury, Alfresco pozwala na tworzenie różnorodnych aplikacji, takich jak:

Na stronach www.alfresco.com i www.alfresco.pl znajduje się lista case studies klientów. Zapoznanie się z zawartymi tam informacjami pomoże zrozumieć, jakie rodzaje aplikacji mogą zostać opracowane za pomocą Alfresco.