Papier to wciąż ważny nośnik informacji, jednak rozwój firmy oraz narastająca ilość napływających informacji generują coraz większą liczbę dokumentów. Aby uniknąć trudności związanych z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów, poszukiwaniem informacji w nich zawartych, czy też tworzeniem powiązań między nimi konieczne jest wykorzystanie narzędzi, które pozwolą wyeliminować te problemy.
Archiwa papierowe firm zawierają dokumenty o różnej wartości dla organizacji, a ich przechowywanie oraz sprawny wyszukiwanie i dostęp do informacji w nich zawartych często stanowią krytyczny element codziennego funkcjonowania korporacji. Konieczność oraz zasady przechowywania dokumentów mogą również wynikać z wymogów prawa - np. faktury, teczki pracownicze, paragony fiskalne etc.
Niezależnie od przyczyn utrzymywania fizycznych, papierowych archiwów, dostęp do zawartych w nich dokumentów jest ograniczony i utrudniony - często wymagający nieakceptowalnie dużo czasu.
Wdrożenie elektronicznego archiwum pozwala na odwzorowanie struktur archiwów papierowych w formie elektronicznej. Struktury katalogów i teczek mogą dokładnie pokrywać się z dawnym papierowym archiwum fizycznym, co ułatwia to pracownikom poruszanie się po archiwum elektronicznym.
