Archiwum elektroniczne CA for Records jest systemem przeznaczonym do elektronicznego przechowywania dokumentów w organizacji.
CA for Records to gotowe rozwiązanie, które ułatwia dostęp do dokumentów, które dotychczas były przechowywane w formie papierowej. System służy do przeglądania teczek zeskanowanych dokumentów. Pomaga on także w usystematyzowaniu dokumentacji, katalogowaniu teczek i danych, wspiera proces digitalizacji archiwów firmowych.
System umożliwia generowanie i pogląd miniatur dokumentów, miniatura może być generowana z dowolnej strony dokumentu wielostronicowego, pozwala to na zorientowanie się, czy dany dokument zawiera faktycznie interesujące użytkownika informacje. CA for Records umożliwia też podgląd zawartości archiwów bez potrzeby pobierania danych na komputer użytkownika.
Wbudowana przeglądarka dokumentów pozwala na przeglądanie dokumentów tekstowych, prezentacji, obrazów czy plików wielostronicowych bez potrzeby posiadania dedykowanej aplikacji np. MS Office. Przeglądarka plików pozwala także na nanoszenia uwag i adnotacji na dokumentach przechowywanych w archiwum.
Scenariusze użycia
Archiwa papierowe firm zawierają dokumenty o różnej wartości dla organizacji. Motywy przechowywanie dokumentów w archiwum są bardzo różne. Konieczność przechowywania dokumentów może wynikać z wymogów prawa np. faktury, teczki pracownicze, paragony fiskalne etc. Niezależnie od przyczyn utrzymywania fizycznych archiwum, dostęp do zawartych w nich dokumentów jest ograniczony i utrudniony. Rozwiązanie pozwala na stworzenie elektronicznego archiwum, w których przechowywane będą dokumenty firmowe. CA for Records umożliwia odwzorowanie struktur archiwów papierowych w formie elektronicznej, struktury katalogów, teczek mogą dokładnie pokrywać się z dawnym archiwum fizycznym, ułatwia to pracownikom poruszać się po nowym dla siebie środowisku.
Rozwiązanie umożliwia wprowadzanie procedur składowania, dostępu, dystrybucji, ochrony, zachowania i niszczenia zapisanych dokumentów, teczek i spraw oraz pozwala organizacjom:
- skonfigurować i edytować „plan akt i plików”,
- dodawać do archiwum dokumenty masowo lub pojedynczo,
- automatycznie nadawać sygnatury oraz atrybuty dokumentów zgodne z wymaganiami biznesowymi,
- automatycznie usuwać dane po upływie nakazanego okresu archiwizacji,
- konfigurować dzienniki kontroli i śledzić wykorzystanie systemu przez pracowników danego departamentu lub przez konkretnego użytkownika,
- zmniejszyć koszty operacyjne dzięki wykorzystaniu „inteligentnego kodowania paskowego” obiektów fizycznych.
Korzyści
- Wsparcie dla digitalizacji dokumentów papierowych
- Centralne elektroniczne archiwum dokumentów
- Wykorzystania kodów paskowych naklejonych na dokumentach
- Zabezpieczenie dla ważne dokumenty przed niepowołanym dostępem
- Upraszcza klasyfikowanie dokumentów papierowych i elektronicznych
- Umożliwia szybki i precyzyjny dostęp do dokumentów i spraw
- Obniża koszty wyszukiwania
Zgodność z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Podstawowe możliwości
- Łatwe wyszukiwanie dokumentów i teczek
- Nadawanie automatycznych sygnatur dla teczek, dokumentów i spraw
- Generowanie i pogląd miniatur dokumentów
- Wsparcie dla podglądu 150 typów plików (w tym cad, PDF, doc, xls, etc.)
- Szybki dostęp do dokumentów dla uprawnionych użytkowników
- Pełna kontrola nad dostępem do dokumentów
- Dostarczanie informacji tylko właściwym osobom
- Możliwość zabezpieczenia dokumentów przed wyciekiem na zewnątrz
- Wsparcie dla pracy grupowej dotyczącej dokumentów i spraw poprzez nanoszenia uwag i adnotacji na dokumentach przechowywanych w archiwum. Uwagi nie zmieniają oryginału a stanowią dodatkową warstwę, którą uprawniony użytkownik może włączyć lub wyłączyć.
Podgląd archiwum CA for Records – prezentacja miniatur
Możliwości prezentacji treści archiwum
System CA for Records umożliwia prezentację treści dokumentów zapisanych w archiwum w ponad 50 formatach danych w tym np. MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, TIFF (34 warianty), CAD itp. Ułatwia to prezentację dokumentów nawet jeśli użytkownik na swojej stacji roboczej nie posiada oprogramowania czy licencji umożliwiającej mu pobranie i otwarcie dokumentu na własnym komputerze. Funkcja prezentacji dokumentów jest też zabezpieczeniem ich przed skopiowaniem, dokumenty czy wielostronicowe obrazy (TIFF, PDF) mogą być przeglądane przez użytkowników, którzy nie będą mieli uprawnień do pobrania ich do siebie.
W przeglądarce dokumentów możliwe są następujące funkcjonalności:
- Przeglądanie dokumentów, obrazów i prezentacji w ramach wspieranych formatów,
- Obsługa treści wielostronicowych, system natywnie rozpoznaje strony i dzieli dokument na miniatury,
- Nanoszenie adnotacji na dokumentach w formie grafiki, tekstu lub innego obrazu graficznego,
- Generowanie dokumentów z nadrukowanymi adnotacjami w formie PDF,
- Generowanie transformacji prezentowanego dokumentu do formatów PDF, TIFF, CSF,
- Zapisywanie aktualnych widoków dokumentu do pliku JPG,
- Wyszukiwanie w dokumencie tekstowym w ramach przeglądarki dokumentów.
Wewnętrzna przeglądarka CA for Records – prezentacja pliku TIFF wielostronnicowego
Wewnętrzna przeglądarka CA for Records – nanoszenie adnotacji
Wewnętrzna przeglądarka CA for Records – redagowanie tekstu
Możliwe zastosowania
- Archiwum dokumentacji pracowniczej
- Archiwum faktur
- Archiwum dokumentacji utrzymania sieci
- Archiwum dokumentacji technicznej
- Archiwum umów
- Archiwum spraw
Otwarta architektura oparta na standardach
- Archiwum pozwala na składowanie wszelkich typów danych. Podstawowe usługi zarządzania zawartością obejmują następujące elementy:
- Kontrola wersji - pozwala na śledzenie wersji dokumentów
- Usługi biblioteczne – pozwalają na pobieranie i zwracanie dokumentów z repozytorium, co zapobiega równoczesnej edycji
- Usługi bezpieczeństwa - kontrolują dostęp do dokumentu i prawa do edycji poprzez system uprawnień z uwzględnieniem użytkowników oraz ról, protokołu LDAP, protokołu SSL i obsługi cyfrowego certyfikatu.
- Dziennik kontroli - pozwala na audytowanie i monitoring aktywności w systemie,
- Transformacja - pozwala na konwersję plików do uniwersalnego formatu np. PDF, html, lub formatów zapewniających bezpieczeństwo dokumentów
- Wyszukiwanie pełnotekstowe - umożliwia odnalezienie, w krótkim czasie, interesujących nas dokumentów, nawet jeśli jesteśmy wstanie podać tylko fragment nazwy interesującego nas pliku/faktury, lub fragment jakiegokolwiek innego atrybutu.
