Niezależnie od tego, czy organizacja wykorzystuje zeskanowane obrazy, dane podlegające regulacjom prawnym, dokumentację generowaną komputerowo, dużą ilość dokumentów, czy złożone formaty plików, kluczem do sukcesu jest płynny i wydajny przepływ dokumentacji.
 
Dostarczenie właściwym osobom odpowiedniej informacji we właściwym czasie jest podstawą zawierania transakcji, zadowolenia klientów i terminowego podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
 
Ogólny obraz
      • Upraszcza procesy biznesowe, w których wykorzystuje się dokumentację w formie papierowej
      • Zmniejsza koszty ręcznego obiegu dokumentów
      • Pomaga osiągnąć zgodność z wymaganiami i regulacjami branżowymi np. Ustawą Sarbanes-Oxley
      • Daje pełny obraz transakcji oraz relacji z klientem
      • Ulepsza proces podejmowania decyzji, dając jednolity dostęp do niestrukturalnej treści i strukturalnych danych
      • Zwiększa wydajność, pozwalając na ponowne wykorzystanie istniejących treści do publikacji w Internecie i w innych kanałach
W wielu firmach istotne informacje giną w stertach papierów lub są rozproszone po całej organizacji. Ręczne, doraźne procesy powodują brak wydajności, bałagan i kosztowne opóźnienia, gdyż pracownicy umysłowi tracą czas szukając kluczowych informacji lub je niepotrzebnie odtwarzając. Organizacje są przytłoczone ilością pracy, ponieważ wymagania instytucji kontrolnych przez cały czas zwiększają złożoność i koszty procesu zarządzania informacją.
 
EMC Documentum: standard zarządzania dokumentacją firmy (EDM)
Przewidując zapotrzebowanie globalnych firm na zarządzanie dokumentacją o kluczowym znaczeniu, Documentum jako pierwsze wprowadziło na rynek skalowalne i dające wiele możliwości narzędzie do zarządzania dokumentacją firmy. Od tego czasu Documentum stało się standardem zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa [EDM] w dużych firmach różnych branż, np. w sektorach nauk przyrodniczych, usług finansowych, ropy i gazu, produkcji procesowej i jednostkowej oraz rządowym. Będąc czymś więcej niż jedynie bazą danych zawierającą niestrukturalną zawartość, platforma EMC Documentum? stanowi rozwiązanie do zarządzania dokumentacją firmy uwzględniające wszystkie etapy cyklu życia dokumentacji - od momentu jej stworzenia i zapisu, poprzez zarządzanie i przesyłanie, do etapu jej archiwizacji i ostatecznego składowania.
 
Tworzenie i utrwalanie niestrukturalnej zawartości
Około 80% danych przedsiębiorstw ma formę niestrukturalną, której nie da się starannie ująć w postaci tabel danych czy w polach formularzy. Documentum pomaga organizacjom uzyskać kontrolę nad tworzeniem i utrwalaniem takich informacji poprzez następujące rozwiązania:
 
    • Integrację narzędzi autorskich: rozwiązanie jest zintegrowane ze standardowymi branżowymi narzędziami autorskimi do tworzenia dokumentacji biurowej, projektowania wspomaganego komputerowo (CAD), multimedialnych prezentacji, dokumentów w formacie XML oraz treści w środowisku internetowym
    • Skanowanie i prezentację w formacie elektronicznym: zmniejsza koszty posługiwania się dokumentacją papierową i poprawia dostęp do kluczowych informacji biznesowych poprzez przekształcenie papierowych dokumentów w elektroniczne obrazy, z którymi powiązane są metadane
    • Przetwarzanie formularzy: umożliwia firmom wykorzystanie danych i zawartości formularzy elektronicznych lub zeskanowanych dokumentów
    • Zarządzanie raportami firmy: zapisuje raporty z aplikacji centralnych i firmowych jako obiekty w repozytorium Documentum, aby poprawić dostępności informacji i przyśpieszyć podejmowanie decyzji
 
Zarządzanie danymi
Platforma Documentum pozwala na składowanie wszelkich typów danych w ujednoliconym repozytorium, co przyśpiesza dostęp do istotnych informacji biznesowych. Dane po wprowadzeniu do repozytorium, są przetwarzane przez zaawansowane procesy, które usprawniają zarządzanie informacjami i automatyzują procesy biznesowe. Podstawowe usługi zarządzania zawartością obejmują następujące elementy:
 

    • Kontrola wersji: ta funkcjonalność umożliwia śledzenie wersji dokumentów i pozwala członkom zespołu na pracę z najnowszymi wersjami dokumentów takich jak rysunki techniczne, umowy i standardowe procedury operacyjne

    • Usługi biblioteczne: posiada funkcjonalność pobierania i zwracania (check in/check out) plików w repozytorium, co zapobiega równoczesnej edycji i duplikowaniu prac
    • Obieg pracy - Workflow: upraszcza procesy biznesowe poprzez automatyczne wyznaczanie obiegu dokumentów, wewnętrznie pomiędzy współpracownikami i zewnętrznie pomiędzy partnerami czy dostawcami
    • Zarządzanie cyklem życia: zarządzanie poszczególnymi etapami obiegu danych poprzez np. etap przeglądanie, zatwierdzanie, akceptacja, publikacja, archiwizacja i usuwania
    • Bezpieczeństwo: kontroluje dostęp do dokumentu i prawa do edycji poprzez system uprawnień z uwzględnieniem użytkowników oraz ról, protokół LDAP, protokół SSL i obsługę cyfrowego certyfikatu
    • Dziennik kontroli: pozwala na śledzenie zmian, pobrań, przesyłania, drukowania i innych zdarzeń, w celu zapewnienia zgodności z wymaganiami prawa oraz wymogami branżowymi
    • Transformacja: rozwiązanie automatycznie konwertuje zawartość do uniwersalnego formatu np. PDF, aby poszerzyć dostęp do informacji lub zoptymalizować jej dostarczanie
    • Zarządzanie dokumentami wirtualnymi: zachowuje aktywne relacje zawartości, tak że nad poszczególnymi podrozdziałami dokumentu można pracować osobno
    • Wyszukiwanie pełnotekstowe: umożliwia pracownikom przeszukiwanie dużych fragmentów informacji bez wiedzy, w jaki sposób są one zorganizowane lub przechowywane
 
Dostarczanie danych
Dzięki zaawansowanym możliwościom dostarczania danych, platforma Documentum umożliwia organizacjom wykorzystywanie zawartości w różnych kanałach, spersonalizowanie interakcji z klientami oraz składanie złożonych technicznych lub prawnych dokumentów według zdefiniowanych reguł biznesowych. Kluczowe cechy obejmują następujące elementy:
 
    • Bezpośrednia obsługę XML: informacja oddzielana jest od warstwy prezentacyjnej, co umożliwia przedstawianie informacji w wielu formatach
    • Usługi dystrybucji danych: automatyzują dostarczanie informacji poprzez subskrypcję - dostarczają dane we właściwym czasie i formacie
    • Usługi zawartości dynamicznej: automatyzują łączenie dużych raportów transakcyjnych oraz umożliwiają tworzenie spersonalizowanej korespondencji na podstawie określonych reguł biznesowych
    • Globalizacja zawartości: dzięki tej funkcjonalności wielojęzyczna zawartość jest aktualna, dokładna i dostosowana do globalnych odbiorców

Archiwizacja i retencja

 

Platforma Documentum umożliwia organizacjom automatyczne oznaczenie niektórych dokumentów jako rekordów biznesowych i ich archiwizację zgodnie z przepisami i dobrymi praktykami dotyczącymi bezpieczeństwa. Rozwiązanie zawiera następujące elementy: