Aby sprostać potrzebom klientów oraz szybko wprowadzać na rynek nowe produkty i usługi, organizacje muszą być zdolne do sprawnego zarządzania wewnętrznymi procesami, wiedzą oraz projektami.
Aby sprostać celom biznesowym, organizacje muszą wyposażyć członków zespołów w narzędzia, które pozwolą oraz pomogą im efektywnie współpracować w ramach projektów.
Rozproszone geograficznie zespoły, starając się efektywnie realizować wyznaczone cele, potrzebują przestrzeni współpracy, w której będą mogły przyspieszyć i polepszyć realizację określonych procesów i zadań.
Współpraca internetowa stała się preferowaną metodą komunikacji i koordynacji wykorzystywaną przez pracowników umysłowych. We współczesnym środowisku pracy pracownicy realizują liczne projekty w rozproszonych zespołach. Muszą oni wydajnie i kreatywnie współpracować ze sobą, aby realizować zadania projektowe tj. planowanie, koordynacja dostaw, podejmowanie decyzji, kontakty z zewnętrznymi.
To wszystko jest to możliwe dzięki rozwiązaniu EMC Documentum - eRoom.
Umożliwienie efektywnej współpracy w firmie i poza firmą
eRoom stanowi internetową przestrzeń współpracy, którą można szybko dostosować do konkretnego projektu, procesu, czy inicjatywy biznesowej. Dzięki rozwiązaniu eRoom pracownicy mogą lepiej planować i zarządzać swoimi projektami i związanymi z nimi procesami. Pracownicy są mniej zależni od poczty elektronicznej, mogą bezpieczniej współpracować z innymi pracownikami w firmie oraz łatwiej podejmować współpracę z partnerami zewnętrznymi, dostawcami i klientami. Ponad 1.200 organizacji wykorzystuje obecnie eRoom do realizacji różnych projektów:
- Tworzenia i dostarczania nowych produktów i usług
- Odkrywania i rozwoju leków
- Zarządzania dostawcami i kanałami
- Globalnych kampanii sprzedaży i marketingowych
- zwiększyć bezpieczeństwo i kontrolę nad dokumentami
- Fuzji i przejęć oraz zarządzania transakcjami
- Tworzenie baz danych problemów
- Przygotowanie ofert i odpowiedzi na RFI/RFP
- Wywiadu gospodarczego na temat działań konkurencji
- Opracowywanie nowych produktów i usług
- Badań i rozwoju
- Audytu
- Współpracy w ramach łańcucha wartości (dostawca, producent, klient)
- Zarządzanie zgłoszeniami szkód i roszczeniami od klientów
- Zarządzania i oceny dostawców
- Sprostania wymogom prawa w zakresie np. rejestracji leków
eRoom umożliwia łatwą oraz kontekstową współpracę pomiędzy pracownikami, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie projektami.
- Mobilizacja zespołu i pracowników do szybkiego rozpoczęcia działań: można szybko rozpocząć projekt wybierając pracowników z listy poprzez wysłanie zaproszenia do przestrzeni eRoom. Aplikacja eRoom wysyła pocztą elektroniczną zaproszenie oraz link do eRoom. Dzięki możliwości integracji eRoom z aplikacjami Microsoft Office, Outlook i innymi aplikacjami biurowymi, użytkownicy mogą zapisać swoje pliki biznesowe bezpośrednio w przestrzeni roboczej, umożliwiając innym ich oglądanie.
- Łatwe zarządzanie i koordynacja wielu projektów równocześnie: panel kontrolny daje kierownikom programów i projektów natychmiastowy podgląd projektów realizowanych przez pracowników np. zdarzenia, zadania i statusy.
- Natychmiastowa komunikacja z członkami zespołu: instalacja eRoom Instant Messaging Integration Services umożliwia korzystanie z zalet rozwiązania komunikacji bezpośredniej w środowisku eRoom poprzez komunikator. Członkowie zespołu mogą dzięki niej komunikować się bezpośrednio niezależnie od lokalizacji, szybciej reagować na problemy i przypominać sobie wzajemnie o konieczności zaktualizowania ważnych informacji projektowych.
- Tworzenie planu projektu dla zespołu: eRoom daje możliwość definiowania zadań i terminów, przypisywania właścicieli oraz natychmiastowe przejście do realizacji. Aplikacja pozwala na przegląd relacji i powiązań pomiędzy zadaniami z wykorzystaniem wykresów Gantta oraz pozwala członkom zespołu na wpisywanie informacji o swoich postępach i raportowanie statusu dla grup zadań, lub dla całych projektów. eRoom można zintegrować z MS Project. Dla menadżerów projektów, którzy wymagają bardziej wyrafinowanych funkcji, eRoom może być w pełni zintegrowany z MS Project. Menadżerowie będą wtedy wykorzystywać MS Project w celu harmonogramowania i alokacji zasobów, podczas gdy uczestnicy projektu będą mieli dostęp do widoku swoich zadań bezpośrednio w ramach środowiska zespołowej współpracy eRoom. To eliminuje potrzebę instalacji MS Project na każdym komputerze.
- Omawianie problemów i szybsze podejmowanie decyzji: eRoom pozwala na odbywanie spotkań w czasie rzeczywistym oraz na grupową edycji dokumentów, prowadzenie wielowątkowych dyskusji oraz przeprowadzanie głosowań.
- Wszyscy pracują w sposób zsynchronizowany, niezależnie od wielkości zespołu, czy stopnia złożoności projektu: w celu bieżącego informowania o przebiegu pracy można ustawić powiadomienia i alerty. Umożliwia to członkom zespołu uzyskiwanie zdalnego dostępu do kluczowych informacji o projekcie w trybie online i pracę nad nimi w trybie offline.
- Bezpieczne i wydajne współdzielenie ważnych dokumentów i ich finalizacja: rozwiązanie oferuje opcję wyszukiwania pełnotekstowego oraz możliwość śledzenia wersji pod kątem historii zmian dla poszczególnych dokumentów, bez utraty przejściowych wersji. eRoom umożliwia szybką konfigurację składającego się z wielu kroków procesu akceptacji, w trakcie którego zatwierdzane są istotne dokumenty czy zadania.
- Kontrola realizowanych projektów: eRoom pozwala na agregację danych z licznych projektów dla uprawnionych użytkowników. Dzięki temu menadżerowie mają wgląd w stan realizacji wszystkich projektów na zasadzie: "od ogółu do szczegółu".
- Szybsza realizacja projektów: eRoom pozwala na wykorzystywanie istniejących szablonów wielokrotnego użytku lub na stworzenie własnych szablonów. Wykorzystanie szablonów przyśpiesza realizację i uruchamianie nowych projektów, gdyż odbywa się to bez wsparcia ze strony departamentów informatycznych.
Rozszerzenie przestrzeni roboczej eRoom
eRoom stanowi internetową przestrzeń współpracy, którą można szybko dostosować do konkretnego projektu, procesu czy inicjatywy biznesowej. Jedną z najważniejszych zalet rozwiązanie jest zdolność do jej stosowania zarówno w procesach strukturalnych, jak i procesach niestrukturalnych pojawiających się ad hoc. W efekcie eRoom jest często wykorzystywany zarówno w wertykalnych specyficznych dla danego przemysłu aplikacjach jak i w rozwiązaniach horyzontalnych, które obejmują swoim zasięgiem różne sektory. W rzeczywistości, dzięki elastyczności eRoom i możliwości różnorodnych zastosowań, wdrożenia eRoom wielokrotnie są kombinacją wertykalną i horyzontalną. Interfejs użytkownika można łatwo dostosować do własnych potrzeb, a rozwiązanie eRoom ściśle zintegrować z innymi narzędziami i aplikacjami lub zmodyfikować w celu automatyzacji najistotniejszych procesów biznesowych.
Autorskie rozszerzenia MDS
MDS jest autorem licznych rozszerzeń do eRooma:
1. HotFolder - umożliwia monitorowanie folderu sieciowego z poziomu eRooma. Umieszczenie plików w tym folderze może wywołać zdefiniowaną akcję np.:
2. Przenoszenie wpisów w bazach danych - automatyczne przenoszenie wpisów pomiędzy krokami w bazie danych lub pomiędzy bazami danych na podstawie wyznaczonych kryteriów:
- HotFolder- umożliwia monitorowanie folderu sieciowego z poziomu eRooma. Umieszczenie plików w tym folderze może wywołać zdefiniowaną akcję np.:
- Przenoszenie wpisów w bazach danych - automatyczne przenoszenie wpisów pomiędzy krokami w bazie danych lub pomiędzy bazami danych na podstawie wyznaczonych kryteriów:
3. Porównywanie wpisów pomiędzy bazami danych - umożliwia porównanie wpisów w różnych bazach, jeśli wpisy są takie same to można wywołać odpowiednią akcję.
- Akceptacja/odrzucenie wpisu w bazie A powoduje uruchomienie procesu w bazie B.
4.Monitorowanie wpisów w bazach danych (zmiana, przeniesienie, usunięcie) - jeżeli wpis w bazie danych zostanie zaakceptowany na określonym kroku, można w sposób automatyczny wywołać określoną akcję np. skopiować go, przenieść do innej bazy lub zmienić inny wpis.
5.Generowanie raportów z baz danych - tworzenie oraz wysyłanie raportów na wybrany email na podstawie wartości z baz danych (wielu jednocześnie).
6.Generowanie raportów z planów projektu - tworzenie oraz wysyłanie raportów na wybrany email na podstawie wartości z planów projektu (wielu jednocześnie).
