Nie jest łatwym zadaniem wybór właściwego rozwiązania Enterprise Content Management, szczególnie, że z każdym rokiem czołówka vendorów oferuje bardzo zbliżone funkcjonalnie rozwiązania. Pisałem o tym już poprzednio http://mds.com.pl/gartner-magic-quadrant-enterprise-content-management, że każdy powinien samodzielnie określić swoje aktualne i przyszłe potrzeby, a następnie zrobić przegląd dostępnych technologii i dokonać wyboru.

Pewną pomocą do wyboru technologii mogą być oczywiście wspomniane wcześniej analizy Gartnera czy Forestera, które coraz bardziej szczegółowo weryfikują funkcjonalne i biznesowe aspekty technologii. Jednak informacje bieżące można czerpać z informacji w Internecie, przeczytałem ciekawy artykuł dotyczący właśnie problemów z wyborem właściwego rozwiązania ECM - http://www.fiercecontentmanagement.com/story/give-right-information-get-right-ecm-solution/2010-04-28. Autor opisuje sytuację, z którą często się spotykamy: klienci często porównują ze sobą bardzo technologie różnej klasy (DAM vs. EDM, WCM vs CMS etc.). Klienci na podstawie swoich wyobrażeń o technologii i często doradztwa ze strony producentów tworzą RFI/RFP, które mają mu pomóc w wyborze właściwego dostawcy. Jeśli klienci faktycznie samodzielnie piszą specyfikację i rzetelnie określają swoje potrzeby, to mają szansę na dokonanie właściwego wyboru. Często klienci korzystają z pomocy producentów. Takie specyfikacje są zbiorem różnych funkcjonalności, które nie zawsze oddają faktyczne potrzeby oraz specyfikę danego projektu. W tym przypadku wybór właściwego dostawcy i technologii jest jedynie funkcją przypadku. Po wielu tygodniach wytężonej pracy i prób sprowadzenia do wspólnego mianownika najróżniejszych ofert zapada decyzja, która jest kompromisem między założonym harmonogramem, budżetem i otrzymanymi ofertami.

MDS zaleca klientom inne podejście, które z powodzeniem wykorzystujemy na projektach zagranicznych. Drogi klienci, nie kupujesz samochodu bez jazdy próbnej, dlatego nie kupuj rozwiązania ECM bez wcześniejszego przetestowania! Warto rozważyć realizację małego pilota, który pozwoli na weryfikację:

1. Technologii
2. Partnera
3. Dojrzałości organizacji do wdrożenia systemu ECM

Dzięki takiemu podejściu znacznie ograniczamy ryzyko projektu i przed dużym projektem będziemy w stanie odpowiednio go zaplanować. W istotny sposób zmniejszymy ryzyko inwestycji, jak wiadomo, zakup licencji do dużej organizacji to ogromny wydatek, nie trafiona decyzja w zakresie technologii może zatrzymać proces wdrożeniowy na miesiące a nawet lata.

Oczywiście jeśli ścieżka pilota jest niemożliwa warto też rozważyć przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej w kontekście konkretnej technologii. MDS jako firma specjalizująca się w trzech technologiach ECM (Documentum, Oracle oraz Alfresco) oraz technologiach WCM/CMS (Documentum WCM, Oracle WCM, Tridion, Liferay) potrafi przeprowadzić pełną analizę technologiczną i wspólnie z Klientem wybrać rozwiązanie i konfigurację, która najlepiej spełni jego oczekiwania.