Niezależnie od tego, czy organizacja wykorzystuje zeskanowane obrazy, dane podlegające regulacjom prawnym, dokumentację generowaną komputerowo, dużą ilość dokumentów, czy złożone formaty plików, kluczem do sukcesu jest płynny i wydajny przepływ dokumentacji. Dostarczenie właściwym osobom odpowiedniej informacji we właściwym czasie jest podstawą zawierania transakcji, zadowolenia klientów i terminowego podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
W wielu firmach istotne informacje giną w stertach papierów lub są rozproszone po całej organizacji. Ręczne, doraźne procesy powodują brak wydajności, bałagan i kosztowne opóźnienia, gdyż pracownicy umysłowi tracą czas szukając kluczowych informacji lub je niepotrzebnie odtwarzając. Organizacje są przytłoczone ilością pracy, ponieważ wymagania instytucji kontrolnych przez cały czas zwiększają złożoność i koszty procesu zarządzania informacją.
Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów przynosi następujące korzyści:
- Upraszcza procesy biznesowe, w których wykorzystuje się dokumentację
w formie papierowej, - Zmniejsza niezbędny czas i koszty obsługi dokumentów i realizacji spraw,
- Pomaga osiągnąć zgodność z wymaganiami i regulacjami branżowymi np. Ustawą Sarbanes-Oxley,
- Daje pełny obraz transakcji oraz relacji z klientem,
- Ulepsza proces podejmowania decyzji, dając jednolity dostęp do niestrukturalnej treści i strukturalnych danych,
- Zwiększa wydajność, pozwalając na ponowne wykorzystanie istniejących treści do publikacji w Internecie i w innych kanałach.
