Obieg faktur CA for Invoices jest systemem przeznaczonym do elektronicznego obiegu faktur zakupowych w ramach organizacji. CA for Invoices to gotowe rozwiązanie, które pozwala zautomatyzować proces obiegu faktur zakupowych. Dla ułatwienia pracy na każdym etapie obiegu faktur użytkownik w prawej części ekranu ma widoczny obraz faktury, dzięki czemu może łatwo i szybko zweryfikować poprawność uzupełnionych danych.

Invoice Manger pozwala na zdefiniowanie różnych grafów procesów dla różnych typów faktur (inny proces dla faktur zakupowych poniżej lub powyżej określonej kwoty, inny dla faktur gotówkowych, inny dla faktur wewnątrzwspólnotowych, inny dla faktur gotówkowych, inny dla faktur od określonego kontrahenta). Gdy workflow jest uruchamiany, system automatycznie przekazuje fakturę przydzielonemu do tego zadania pracownikowi, wydziałowi lub grupie pracowników. System wysyła automatyczne alerty email za każdym razem, gdy kolejny użytkownik otrzymuje do realizacji nowe zadanie.

Rejestracja faktury

Faktury trafiają do systemu w wersji elektronicznej z kilku źródeł: skaner, faks, email. Po pojawieniu się nowego obrazu faktury w systemie osoba w recepcji jest informowana drogą mailową o nowym zadaniu w do wykonania. Pracownik na etapie rejestracji uzupełnia podstawowe dane o fakturze:

• data wystawienia
• dane kontrahenta (wpisywane ręcznie lub pobierane z systemu finansowo-księgowego)
• data otrzymania/wpływu faktury
• datę płatności
• numer faktury
• kwotę netto
• kwotę vat
• liczbę pozycji na fakturze
• opcjonalnie pozycje na fakturze (opis, ilość, cenna netto, kwota VAT)
• inne pola na życzenie Klienta

Dekretacja

Dekretacja pozwala na przesłanie faktury do akceptacji wydziału, którego ona dotyczy. Określone pozycje faktury można zadekretować do kilku wydziałów, ponieważ podczas dekretacji mamy możliwość wybrania opcji wielu wydziałów. Wtedy przy każdej pozycji faktury pojawia się opcja wybrania wydziału, do którego pozycja będzie zadekretowana.

Weryfikacja i opisanie faktury

W ramach tego etapu wskazany użytkownik opisuje fakturę i wypełnia dodatkowe pola. Lista pól dodatkowych jest ustalana z każdym klientem indywidualnie. Zwykle są to następujące pola obowiązkowe (oznaczone gwiazdką): uzasadnienie wydatku, opis kosztu, konto kosztowe, miejsce powstawania kosztów. Pracownik może mieć możliwość odrzucenia faktury z podaniem swojego komentarza.

Akceptacja

Akceptacja polega na zatwierdzeniu faktury zgodnie z wewnętrznymi procedurami. Ścieżka akceptacyjna może wyglądać różnie w zależności od warunków, które ustalane są indywidualnie z każdym Klientem. Dla przykładu kryterium kosztowe: kiponiżej 1.000 zł, mogą być akceptowane przez tylko przez kierownika, do 10.000 zł muszą zostać zaakceptowane przez kierownika i dyrektora, a powyżej 10.000 zł muszą być dodatkowo zaakceptowane przez zarząd.

Księgowanie

Po akceptacji faktury, trafia ona do działu księgowego, gdzie jest ostatecznie weryfikowana pod kątem spełnienia wymogów formalnych oraz poprawności dekretu kosztów. Gdy dział księgowości zaakceptuje fakturę jest ona przesyłana do systemu finansowo-księgowego.

Archiwizacja

Każda faktura jest archiwizowana w elektronicznym repozytorium. Dzięki temu uprawnieni użytkownicy mogą łatwo i szybko znaleźć obraz zaakceptowanych faktur oraz sprawdzić, kiedy i przez kogo dana faktura lub pozycja na fakturze była akceptowana. Jednocześnie w atrybutach faktury zarchiwizowanej możemy zapisać informację o miejscu jej przechowywania w fizycznym archiwum (np. numer segregatora, pozycja na półce etc.). Pozwala to na szybkie odnalezienia faktury w sytuacji, gdy potrzebny jest papierowy oryginał dokumentu.

Korzyści

Dzięki CA for Invoices mogą Państwo:

• Oszczędzić pracę - czas - pieniądze
• Uprościć śledzenie i monitorowanie obiegu faktur
• Skrócić czasu potrzebny dla obiegu faktur po firmie
• Zautomatyzować proces obiegu faktur
• Analizować miejsca powstawania kosztów (MPK) jeszcze przed zamknięciem danego miesiąca
• Ograniczyć koszty administracyjne
• Szybko generować statystyki
• Obniżyć koszty odsetek od nieterminowo zapłaconych faktur
• Szybko odpowiadać na pytania dostawców o status akceptacji faktury

Otwarta architektura oparta na standardach

Każda faktura jest archiwizowana w elektronicznym repozytorium. Dzięki temu uprawnieni użytkownicy mogą łatwo i szybko znaleźć obraz zaakceptowanych faktur oraz sprawdzić, kiedy i przez kogo dana faktura lub pozycja na fakturze była akceptowana. Jednocześnie w atrybutach faktury zarchiwizowanej możemy zapisać informację o miejscu jej przechowywania w fizycznym archiwum (np. numer segregatora, pozycja na półce etc.). Pozwala to na szybkie odnalezienia faktury w sytuacji, gdy potrzebny jest papierowy oryginał dokumentu.

Rozwiązanie przyjmuje faktury z różnych źródeł:

• Email - możliwość zapisania sprawy na podstawie otrzymanego maila, załączniki do maila oraz sam email wraz z podstawowymi informacjami są przechowywane w teczce sprawy
• Zeskanowany dokument - automatycznie uruchamianie workflow poprzez zapisanie zeskanowanych dokumentów w folderze sieciowym wraz z atrybutami (format np. xml, css, txt)

Repozytorium faktur oraz plików pozwala na składowanie wszelkich typów danych. Podstawowe usługi zarządzania zawartością obejmują następujące elementy:

• Kontrola wersji - pozwala na śledzenie wersji dokumentów
• Usługi biblioteczne - pozwalają na pobieranie i zwracanie dokumentów z repozytorium, co zapobiega równoczesnej edycji
• Usługi bezpieczeństwa - kontrolują dostęp do dokumentu i prawa do edycji poprzez system uprawnień z uwzględnieniem użytkowników oraz ról, protokołu LDAP, protokołu SSL i obsługi cyfrowego certyfikatu.
• Dziennik kontroli - pozwala na audytowanie i monitoring aktywności w systemie,
• Transformacja - pozwala na konwersję plików do uniwersalnego formatu np. PDF, html, flash
• Wyszukiwanie pełnotekstowe - umożliwia odnalezienie, w krótkim czasie, interesujących nas dokumentów, nawet jeśli jesteśmy wstanie podać tylko fragment nazwy interesującego nas pliku/faktury, lub fragment jakiegokolwiek innego atrybutu.

Zarządzanie procesami:

• Zadania przeznaczone do wykonania przez użytkownika są gromadzone w "Skrzynce wejściowej" uczestnika workflow. W ramach zadania oprócz instrukcji opisującej zdefiniowaną czynność w dolnej części formularza widnieje pakiet załączonych do procesu dokumentów, niezbędnych do prawidłowego wykonania zadanej czynności.
• Zadanie kierowane do grupy użytkowników jest usuwane automatycznie z ich skrzynek w momencie podjęcia zadania przez jednego z członków grupy.
• Po wykonaniu niezbędnych czynności (najczęściej dodania, modyfikacji bądź weryfikacji dokumentów) użytkownik powinien, w zależności od definicji zadania oraz kontekstu załatwianej sprawy, wykonać operację zatwierdzenia (zakończenia) zadania, odrzucenia, delegowani.
• Użytkownik może przeglądać raporty z realizacji worflow, których jest uczestnikiem. Ma podgląd aktualnego stanu procesu, czasów wykonania poszczególnych zadań, widok marszruty. Pozwala to na aktywne zarządzanie całym procesem. Ponadto użytkownik może przeglądać raporty archiwalne. Tak pozyskane dane są cennym źródłem procesów optymalizacyjnych.
• Zadania wykonywane przez użytkownika stanowią zazwyczaj jedynie pewną część procesu, odrębną grupą zadań wspierających czynności użytkowników są operacje systemowe, współpracujące niejednokrotnie z wbudowanymi mechanizmami tj. timerami czy klientami usług: ftp, webservices, webdav itp.
• Użytkownik ma możliwość wskazania zastępcy dla zadań workflow, na czas swojej absencji.
• System pozwala na dynamiczne przydzielanie wykonawców kolejnych kroków na podstawie wymaganych umiejętności i kompetencji lub pozycji w strukturze organizacji.
• Proces może być definiowany przy pomocy edytora graficznego pozwalającego na rysowanie procesu, określanie powiązań pomiędzy krokami oraz określanie parametrów danego kroku.