Obieg kancelaryjny CA Correspondence Anywhere został zaprojektowany, aby spełnić potrzeby w zakresie zarządzania oraz śledzenia przepływu korespondencji i spraw w ramach organizacji. Centralne repozytorium korespondencji oraz elastyczny workflow pozwalają na łatwe zarządzanie i przekazywanie spraw do realizacji w ramach całej organizacji.

Śledzenie i monitoring procesu

CA pozwala na śledzenie korespondencji przez cały cykl życia: od momentu dodania do systemu, poprzez cały proces aż do zamknięcia danej sprawy i jej archiwizacji. Raporty śledzą wszystkie oczekujące, przeterminowane i zakończone zadania. Narzędzie do generowania raportów ad hoc pozwala kierownikom na dostosowanie raportów do własnych kryteriów. Dodatkowo wybrane raporty standardowe mogą być dostępne z poziomu urządzeń blackberry, co pozwala na weryfikację postępu prac nawet w sytuacji, gdy nie mamy dostępu do Internetu.

Automatyczny obieg korespondencji

Można dowolnie konfigurować obieg dokumentów w zależności od typu, czy jawności, korespondencji przychodzącej. Sprawa na podstawie dekretacji jest przedmiotem odpowiedniego obiegu, do którego dostęp może być ograniczony, jeśli wymagają tego wymogi formalne, lub też natura danej sprawy. System wysyła automatyczne alerty email za każdym razem, gdy kolejny użytkownik otrzymuje do realizacji nowe zadanie.

Definiowanie workflow

CA pozwala na zdefiniowanie różnych workflow dla różnych typów korespondencji. Gdy workflow jest uruchamiany, system automatycznie przekazuje sprawę przydzielonemu do tego zadania pracownikowi. Pracownik może, w zależności od kroku i rodzaju workflow, edytować plik, dodać plik, uzupełnić formularz, zaakceptować krok lub odrzucić krok. System można dostosować poprzez dodanie własnych pól typowych dla danej organizacji. Dodatkowo można wprowadzić reguły bezpieczeństwa bazujące na rolach użytkowników przy uwzględnieniu ograniczeń w dostępie do bazy, katalogu i dokumentu.

Ogólny obraz

Każda organizacja otrzymuje i wysyła korespondencję. Korespondencja dociera do organizacji w formie listów, faksów, emaili, formularzy ze strony WWW. Część z otrzymywanej korespondencji wymaga reakcji np. przygotowania i wysłania odpowiedzi. Taka korespondencja zwykle otrzymuje numer w dzienniku kancelaryjnym oraz przekazywana jest właściwemu wydziałowi do analizy i załatwienia. Niestety procesy bazujące na papierowej formie korespondencji są kosztowe, czasochłonne oraz powodują powstawanie błędów, które mogą prowadzić do opóźnień. Dużym problemem dla organizacji związanym z obsługą kancelarii w formie papierowej jest utrata wiedzy i brak dokładnej kontroli nad przebiegiem załatwiania danej sprawy. W zależności od wagi danej sprawy może to prowadzić do drobnych nieporozumień z partnerami handlowymi lub do poważnych problemów i powstania wysokich kosztów w przypadku opóźnionej reakcji na pismo urzędowe. Rozwiązaniem opisanych problemów jest zastosowanie centralnego repozytorium korespondencji.

Dzięki CA mogą Państwo:

• oszczędzić pracę - czas - pieniądze
• zredukować ilość papieru w procesach
• szybko generować statystyki
• uprościć śledzenie i monitorowanie korespondencji
• zwiększyć bezpieczeństwo i kontrolę nad dokumentami
• wysyłać automatyczne emaile, gdy sprawa zostaje przekazana dalej do realizacji
• łatwo definiować/importować RWA
• definiować wzorce do numerowania pism przychodzących i wychodzących
• drukować rejestr pism przychodzących i wychodzących

Bezpieczne współdzielenie dokumentów

CA pozwala na zabezpieczenie dokumentów, aby niepowołane osoby nie miały do niego dostępu. Polityka bezpieczeństwa może być nakładana automatycznie lub ręcznie dla pojedynczego dokumentu, dla typu pliku, dla folderu lub całego systemu. Polityka bezpieczeństwa określa prawa danego użytkownika lub grupy użytkowników do danego obiektu i może:

• zupełnie ograniczać dostęp
• pozwalać jedynie na podgląd
• blokować wydruk
• blokować możliwość opcji print screen etc.

Dzięki zastosowaniu tej technologii nawet po skopiowaniu pliku na dysk lokalny lub po przesłaniu na inny komputer, nieuprawniony użytkownik nie będzie mógł się dostać do danego dokumentu. Takie zabezpieczenie ma znaczenie w przypadku dokumentacji o strategicznym znaczeniu dla organizacji. Dodatkowo możemy ograniczyć w czasie dostęp do danego dokumentu. Dla przykładu: załóżmy, że chcemy wprowadzić nowy cennik. Na obecny cennik nakładamy okres ważności 30 dni i rozsyłamy go mailem do partnerów. Po okresie 30 dni nie będą oni mogli korzystać z tego dokumentu.

Otwarta architektura

Rozwiązanie przyjmuje korespondencję z różnych źródeł:

• Email - możliwość dekretacji sprawy na podstawie otrzymanego maila. Załączniki do maila oraz sam email wraz z podstawowymi informacjami są przechowywane w teczce sprawy
• Zeskanowany dokument - automatyczne uruchamianie workflow poprzez zapisywanie zeskanowanych dokumentów w folderze sieciowym wraz z metadanymi (format np. xml, css, txt)
• Dokument z dysku lokalnego - zakładanie sprawy z poziomu interfejsu WWW i dodanie pliku z dysku