EMC Documentum Records Manager

Kompleksowe rozwiązanie do zarządzania archiwum musi umożliwiać organizacji wprowadzanie procedur składowania, dostępu, dystrybucji, ochrony, zachowania i niszczenia zapisanych informacji związanych z działalnością biznesową. Rozwiązanie EMC? Documentm? Records Manager pozwala organizacjom:

• skonfigurować i edytować "plan akt i plików",
• łatwo określać obiekty jako dokumenty archiwalne przy wykorzystaniu własnych narzędzi autorskich
• identyfikować właściwe metadane dla wszystkich formatów i źródeł
• uzyskiwać dostęp do informacji do użytku osobistego lub w odpowiedzi na żądania wyszukania danych
• usuwać dane po upływie nakazanego okresu archiwizacji
• konfigurować dzienniki kontroli i śledzić wykorzystanie systemu przez pracowników danego departamentu lub przez konkretnego użytkownika
• wdrożyć klienta internetowego, co zmniejsza obciążenie departamentów informatycznych
• zmniejszyć koszty operacyjne dzięki wykorzystaniu "inteligentnego kodowania paskowego" obiektów fizycznych

Zautomatyzowana klasyfikacja danych

Aby zarządzanie danymi (w tym danymi istotnymi i zarchiwizowanymi wiadomościami e-mail) przynosiło maksymalne korzyści, muszą one zostać opatrzone znacznikami (tagami) i skategoryzowane. Documentum Records Manager zawiera funkcję Content Intelligence Services służącą do automatycznego pozyskiwania metadanych i analizy zapisów. Rozwiązanie EMC Documentum Content Intelligence Services (CIS) wykorzystuje zaawansowany algorytm klasyfikacyjny, który analizuje dane i wiadomości e-mail pod kątem planu zarządzania plikami. CIS automatyzuje i kontroluje znakowanie oraz kategoryzację wszystkich typów rekordów. Organizacje, które wykorzystują również rozwiązanie EMC Documentum do zarządzania danymi, mogą powiązać klasyfikacje nadane w planie plików z folderami w repozytorium Documentum: jeżeli dokument zostaje określony jako archiwalny, automatycznie jest mu przypisywana klasyfikacja folderu, w którym jest zlokalizowany. Wiele metadanych zawartych w polach dokumentu jest automatycznie przenoszonych do profilu rekordu, dając maksymalny dostęp do danych przy minimalnym wysiłku.

Integracja z platformą do zarządzania danymi EMC Documentum EDM

Rozwiązanie Documentum Records Manager łączy w sobie kontrolę nad zarządzaniem danymi z możliwościami, jakie daje zarządzanie danymi, co pozwala organizacjom lepiej i bardziej efektywnie wykorzystywać dane.

Korzyści z zarządzania danymi w środowisku Rekords Manager

Wykorzystanie funkcji Documentum w zakresie zarządzania danymi zwiększa możliwości oferowane przez rozwiązanie Records Manager w całym okresie użytkowania danych. Rozwiązanie Records Manager zintegrowane z platformą Documentum daje najwyższej jakości możliwości w zakresie skalowalności, niezawodności i dostępności. Posiadanie repozytorium, które rozwija się razem z organizacją i uwzględnia wymagania stawiane przez różnorodne lokalizacje na całym świecie, spełni wymagania prawne i informatyczne. Możliwość wykorzystywania funkcji zarządzania danymi w odniesieniu do danych internetowych, multimedialnych prezentacji i stałych danych, jest kwestią podstawową dla perspektywicznie myślących organizacji.

Korzyści płynące z zarządzania archiwum

Rozwiązanie Records Manager uzupełnia funkcje zarządzania danymi platformy Documentum, zapewniając pełną kontrolę nad dokumentami archiwalnymi, umożliwiającą osiągnięcie pełnej zgodności z przepisami. Oto klika przykładów, w jaki sposób Records Manager ułatwia szybkie i wiarygodne wdrożenie:

• Klasyfikacja: Obowiązkowa klasyfikacja (ręczna lub automatyczna) określa uprawnienia oraz wytyczne w zakresie usunięcia danych.
• Zakres: Wszystkie identyfikowalne obiekty można traktować jako dokumenty archiwalne.
• Usuwanie: Narzędzia identyfikujące dane przeznaczone do usunięcia sprawdzają również, czy (i czyja) akceptacja jest potrzebna przed zniszczeniem danych
• Usuwanie: Records Manager nie tylko usuwa dane z dysku czy taśmy, ale kilkakrotnie je nadpisuje, aby zagwarantować całkowite zniszczenie informacji
• Uwierzytelnienie: Rozwiązanie Records Manager jest zakodowane na stałe, aby uniemożliwić manipulację czy zniszczenie plików elektronicznych w czasie okresu archiwizacji.