ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT

Efektem braku zarządzania dokumentacją elektroniczną jest powstawanie wąskich gardeł w dostępie do zasobów, gubienie dokumentów, tworzenie duplikatów danych, zdarzają się także problemy z bezpieczeństwem i kontrolą wersji, spadek produktywności oraz podejmowanie decyzji na podstawie niedokładnych informacji. Oracle Universal Content Management to znakomita platforma do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (Enterprise Content Management ― ECM), która zarządza całym wachlarzem nieusystematyzowanych treści ― od dokumentów, grafiki i stron WWW po zeskanowane obrazy, wiadomości e-mail i rejestry.

 

Najważniejsze funkcje
  • Zarządzanie dokumentami biznesowymi bez względu na format pliku
  • Automatyzacja konwersji na formaty internetowe w celu łatwiejszego przeglądania (PDF, HTML, XML)
  • Kontrola pełnego cyklu życia dokumentów
  • Łatwe wyszukiwanie treści, dostęp do nich i ich ponowne wykorzystywanie
  • Szybkie tworzenie portali WWW; łatwe zarządzanie nimi
Największe korzyści
  • Poprawia obsługę klientów i umacnia współpracę z partnerami
  • Poprawia komunikację
  • Zwiększa efektywność pracowników
  • Minimalizuje ryzyko utraty lub wycieku informacji
  • Zapewnia przestrzeganie procedur i zgodności z przepisami prawa
  • Ułatwia tworzenie i ponowne wykorzystywanie zasobów korporacyjnych
  • Zapewnia efektywność procesów
  • Obniża koszty wysyłek, drukowania i przechowywania
  • Tworzy w przedsiębiorstwie infrastrukturę do zarządzania strategicznymi informacjami w postaci dokumentów elektronicznych
Efektem braku zarządzania dokumentacją elektroniczną jest powstawanie wąskich gardeł w dostępie do zasobów, gubienie dokumentów, tworzenie duplikatów danych, zdarzają się także problemy z bezpieczeństwem i kontrolą wersji, spadek produktywności oraz podejmowanie decyzji na podstawie niedokładnych informacji.
Oracle Universal Content Management to znakomita platforma do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (Enterprise Content Management ― ECM), która zarządza całym wachlarzem nieusystematyzowanych treści ― od dokumentów, grafiki i stron WWW po zeskanowane obrazy, wiadomości e-mail i rejestry.
 
Współużytkowanie treści w skali całego przedsiębiorstwa
Współużytkowanie treści elektronicznych z klientami, partnerami i dostawcami w całym przedsiębiorstwie jak i poza nim jest bardzo trudne, gdy dokumenty te są przechowywane w odrębnych systemach. Wiele firm stosuje różne metody obejścia tego problemu - takie jak serwery FTP czy foldery sieciowe, jednak kontrola dostępu i zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa sprawia wciąż wiele trudności. Bez wdrożenia w firmie mechanizmu do kontroli wersji lub odpowiedniego blokowania plików, dochodzi do tworzenia i udostępniania różnym użytkownikom wielu, często nieaktualnych wersji tego samego dokumentu. Rozwiązanie Oracle Universal Content Management, ułatwia wyszukiwanie treści, dostęp do nich i ich wielokrotne wykorzystywanie w ramach przedsiębiorstwa, zamieniając je tym samym w pożyteczne zasoby. Rozwiązanie to konwertuje ponad 400 formatów plików na formaty internetowe, takie jak HTML, XML, TIFF czy PDF, oraz udostępnia je za pośrednictwem serwisów internetowych, aplikacji biurowych, kanałów RSS czy urządzeń przenośnych.
 
Automatyzacja drogich, czasochłonnych procesów ręcznych
Wiele przedsiębiorstw wydaje corocznie fortunę na drukowanie, produkcję i wysyłkę udostępnianych różnym odbiorcom podręczników, specyfikacji technicznych, rysunków, raportów i innych treści drukowanych. Rozwiązanie Oracle Universal Content Management pozwala bezpiecznie udostępniać i dystrybuować dokumenty za pośrednictwem serwisów i aplikacji internetowych. Pomaga również wyeliminować ręczny obieg dokumentów wprowadzając automatyzację czynności takich, jak na przykład konwersja formatów plików oraz przesyłanie treści do różnych użytkowników lub działów w celu ich przejrzenia i zatwierdzenia.
 
Ponadto rozwiązanie Oracle Universal Content Management można łatwo zintegrować z istniejącymi procesami biznesowymi, co pozwala właścicielom treści nadal korzystać ze znanych aplikacji biurowych, takich jak Microsoft Office i Outlook, AutoDesk AutoCAD, Lotus Notes Email i Sun StarOffice.
 
Zarządzanie treściami przez cały cykl ich życia
Rozwiązanie Oracle Universal Content Management obsługuje cały cykl życia dokumentów, dobiera odpowiedni poziom kontroli i zapewnia użytkownikom dodatkową pomoc we wszystkich fazach tego cyklu. Oznacza to, że system zarządza treściami podczas ich tworzenia, rejestrowania i długoterminowego przechowywania. Umożliwia też stosowanie dodatkowych funkcji - takich jak kontrola wersji, indeksowanie do celów wyszukiwania, zarządzanie metadanymi oraz mechanizmy zabezpieczeń. Dodatkowo pozwala udostępnić usługi zapewniające pomoc w zakresie dystrybucji, publikowania, klasyfikacji, analizy terminu ważności oraz ostatecznie usuwania dokumentów.
 
Najważniejsze funkcje aplikacji
  • Implementacja reguł i procedur w automatyzacji obiegu dokumentów
  • Konsolidacja intranetu poprzez centralne zarządzania portalem WWW
  • Zarządzanie zasobami marketingowymi i marką
  • Wsparcie przy budowie biur obsługi klienta oraz aplikacji call-center
  • Zarządzanie bezpieczeństwem materiałów i informacjami o produktach
  • Nadzór elektroniczny
  • Zarządzanie umowami, kontraktami, dokumentacją finansową
  • Zarządzanie materiałami multimedialnymi
  • Wypełnianie normy ISO 9001 w przetwarzaniu dokumentów
  • Zarządzanie tworzeniem i dystrybucją dużych podręczników i materiałów szkoleniowych
Tworzenie ujednoliconej platformy do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie
Rozwiązanie Oracle Universal Content Management zarządza dokumentami bez względu na ich format (m.in. stronami internetowymi, dokumentami tekstowymi, obrazami, zasobami cyfrowymi, wszelkiego rodzaju rejestrami), a wszystko to w ramach jednej ujednoliconej platformy. Architektura ta pozwala klientom wykorzystać ten system w wielu obszarach swojej działalności biznesowej. Zastosowanie w rozwiązaniu podejścia opartego na architekturze SOA (Service Oriented Architecture) umożliwia dostęp do wszystkich zarządzanych treści i usług z poziomu zarówno interfejsu użytkownika, jak i wielu innych istniejących już w firmie aplikacji
 
Zwiększenie możliwości systemów korporacyjnych dzięki centralnemu repozytorium dokumentów
Wszystkie aplikacje biznesowe działają w oparciu o kombinację informacji strukturalnych (przechowywanych w relacyjnych bazach danych) i niestrukturalnych – dostępnych w postaci różnego rodzaju dokumentów. Rozwiązanie Oracle UCM udostępnia firmom platformę do przechowywania dokumentów i dostarczania ich w odpowiednim formacie do wielu różnych aplikacji. Ujednolicone podejście do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie zastosowane w rozwiązaniu Oracle Universal Content Management zapewnia firmom jedną warstwę integracji oraz wspólny zestaw interfejsów programowania API, obniżając koszty integracji oraz całkowity koszt posiadania. Te same funkcje systemu Oracle UCM użytkownicy mogą efektywnie wykorzystywać z poziomu różnych systemów, które operują na dokumentach. Dzięki takiemu podejściu można wprowadzać i wersjonować dokumenty np. za pomocą pakietu MS Office, przeszukiwać repozytorium w aplikacji Windows Explorer czy dołączać treści w systemach CRM/ERP – takich, jak na przykład Oracle Siebel czy E-Business Suite. Łatwość takiej integracji uzyskuje się za pomocą zestawu interfejsów programistycznych w postaci usług Web Services, Java EE, Java EJB, czy Microsoft Component Object Model.
 
Minimalizacja ryzyka
W warunkach zwiększonego nadzoru ze strony administracji publicznej oraz Unii Europejskiej, odpowiednie zarządzanie dokumentami elektronicznymi nabiera coraz większego znaczenia. Coraz bardziej liczą się wdrożone w firmie standardy opisujące sposób przechowywania i udostępniania treści elektronicznych – takich, jak ISO, MoReq czy DoD. Rozwiązanie Oracle Universal Content Management pomaga zminimalizować ryzyko utraty i wycieku danych, gdyż pozwala przedsiębiorstwom kontrolować dostęp do treści, przechowywać zapisy przebiegu zdarzeń oraz automatyzować procesy obiegu dokumentów zgodnie ze spójnymi regułami oraz procedurami bezpieczeństwa.