Ogólny obraz

Rozwiązanie EMC Documentum IRM pomaga przedsiębiorstwom oraz organizacjom rządowym w aktywnej kontroli, zabezpieczeniu oraz śledzeniu poufnych dokumentów oraz informacji. IRM Documentum pozwala na zabezpieczenie informacji, bez względu na fakt, gdzie fizycznie one się znajdują (wewnątrz lub na zewnątrz organizacji) i kto w danej chwili je posiada (pracownicy, partnerzy podwykonawcy). Documentum IRM dostarcza unikalnej funkcjonalności, która pozwala administratorowi (bądź właścicielowi treści) zdecydować, kto będzie mógł oglądać, edytować, drukować lub przesłać dalej dokumenty. Za każdym razem, kiedy informacje znajdują się w formacie Microsoft Office, Adobe PDF, Microsoft Office lub Lotus Notes e-mail, usługa Documentum IRM pozwala na ich zabezpieczenie bez konieczności zmiany dotychczasowego procesu obiegu pracy. Dzięki zastosowaniu IRM możliwe jest ograniczenie kosztów związanych z dystrybucją informacji tj. drukowanie i wysyłka, ponieważ możliwe jest zastąpienie fizycznej dostawy za pomocą zabezpieczonej przesyłki elektronicznej.

Interfejsy

Documentum IRM posiada dedykowane interesy (klientów) dla następujących rozwiązań:

• EMC Documentum IRM Client for Microsoft Office;
• EMC Documentum IRM Client for Adobe Aprobat
• EMC Documentum IRM Client for Microsoft Outlook
• EMC Documentum IRM for RIM BlackBerry

Zabezpieczanie dokumentów
Documentum IRM daje organizacjom narzędzia wspomagające możliwość bezpiecznej współpracy na dokumentach w formatach MS Office oraz PDF zawierających np. arkusze kalkulacyjne lub prezentacje. Zaszyfrowane przez Documentum IRM informacje są chronione w momencie składowania, przesyłania, a nawet w momencie przeglądania ich przez uprawnionego odbiorcę. Funkcjonalność ta pozwala właścicielowi treści na swobodną współpracę ze współpracownikami oraz partnerami jednocześnie posiadając pewności, że żadne poufne informacje nie wypłyną poza krąg wtajemniczonych.
Documentum IRM pozwala właścicielowi:

• zdecydować, kto będzie mieć dostęp do dokumentów
• zabezpieczyć dokument przed przesłaniem go do nieuprawnionych odbiorców
• zabezpieczyć cały dokument lub jego fragment przed wydrukowaniem
• wyłączyć opcję kopiuj/wklej oraz zrzut ekranu
• włączyć obowiązkowe znaki wodne w przypadku udzielenia prawa do wydruków
• wyłączyć lub zmienić prawa dostępu do dokumentu w każdym momencie
• śledzić wszystkie działania podjęte z dokumentem za pomocą ścieżki audytu

Zabezpieczanie poczty e-mail
Documentum IRM pozwala organizacji na zabezpieczenie dokumentów, które mają być współdzielone za pomocą wiadomości e-mail. Documentum IRM posiada unikalną możliwość zabezpieczenia dokumentów zarówno przed jak i po ich dostarczeniu. Zabezpieczeniu podlega zarówno treść wiadomości, jak i przesłany załącznik bez względu na fakt, gdzie zostały przesłane oraz gdzie są składowane.
Zintegrowany z pocztą e-mail Documentum IRM pozwala nadawcy wiadomości za pomocą prostych pól wyboru zdecydować:

• kto przeczyta wiadomość
• kiedy odbiorca będzie mógł przeczytać wiadomość
• czy odbiorca będzie mieć prawo do skopiowania fragmentów bądź całości wiadomości
• czy odbiorca będzie mieć prawo przesłania wiadomości dalej
• jak długo wiadomość będzie dostępna

Dodatkowo nadawca może w każdej chwili odwołać wysłaną wcześniej wiadomość. Documentum IRM może wspierać MS Outlook lub Lotus Notes.

Zarządzanie archiwami

Wszystkie dokumenty, które zawierają informacje dotyczące decyzji biznesowych, umów lub działań, powinny być chronione jako dokumenty archiwalne. Podobnie dokumenty, które podlegają przepisom dotyczącym retencji (przechowywania) dokumentów lub są przez przepisy wyróżniane, powinny również być chronione jako dokumenty archiwalne. Obowiązkowi przechowywania podlega również każdy dokument związany ze sprawami, które mogą mieć znaczenie w przypadku sporów sądowych. Niezależnie od przyczyny, dla której dokument został uznany za archiwalny, jego zawartość podlega kontroli firmy i jest przedmiotem reguł prawnych dotyczących przechowywania, kontroli dostępu i jego ewentualnego usunięcia.